Lección 3

En esta lección comenzaremos a estudiar la parte más importante de Excel, las fórmulas con múltiples ejemplos prácticos

La sintaxis de una fórmula

Una fórmula es una expresión que introducimos en una celda y que relaciona valores y fórmulas de otras celdas para producir un resultado. Una fórmula comienza siempre con el signo igual (=) y puede contener textos, números, referencias de celdas, etc.

En la celda que contiene una fórmula se visualiza siempre el resultado de la misma y la fórmula en sí se visualiza en la barra de fórmulas.

La fórmula combina diferentes operadores para realizar los cálculos. Estos operadores son:

Artiméticos:
Suma +
Resta -
Multiplicación *
División /
Porcentaje %
Exponente ^

De comparación:
Igual =
Distinto <>
Mayor >
Menor <
Mayor o igual >=
Menor o igual <=

De texto:
Contatenación &

Este último operador sirve básicamente para unir cadenas de texto y producir un nuevo valor a partir de esa unión. P.Ejemplo: Zorro&Rojo = ZorroRojo

Ejemplos de fórmulas serían:

=12+5 Suma los valores numéricos 12 y 5

=C1+C5 Suma el contenido de las celdas C1 y C5

=(C1+C5)-A2 Suma el contenido de las celdas C1 y C5 y el resultado lo resta de A2.

=Ventas-Gastos Resta dos rangos de celdas llamados Ventas y Gastos

=2^3 Eleva al cubo el número 2

Prioridad en las fórmulas

Es muy importante señalar que en una fórmula, la introducción de algunos de los diferentes operadores tiene prioridad sobre otros. Observa el orden de prioridad de los operadores.

1. Porcentaje

2. Exponente

3. Multiplicación y división

4. Suma y resta

5. Unión de texto

6. Comparación

Así, si introducimos la fórmula:

= 10 + 2 * 10 producirá un resultado de 30, pues primero se realiza la operación de multiplicación de 2 * 10 y finalmente se le suma el primer 10.

= (10 + 2) * 10 producirá un resultado de 120, pues en este caso se producirá en primer lugar la multiplicación del interior del paréntesis multiplicando su resultado por el último 10.

Mensajes de error

En algún momento puede producirse el hecho de que nos equivoquemos en la realización de una fórmula y que ésta intente realizar cálculos con datos erróneos. Por ejemplo, podemos intentar =C1+C2 habiendo un texto en C1 y un número en C2, por lo que Excel devolverá un mensaje de error. Observa los siguientes mensajes de error y su causa:

#¡DIV/0! Se está intentando dividir un número entre 0

#N/A Valor no disponible

#¿NOMBRE? Se ha utilizado un nombre que Excel no reconoce

#¿NULO! Intersección no válida de dos áreas

#¡NUM! Número utilizado de forma incorrecta

#¡REF! Referencia no válida a una celda

#¡VALOR! Operando o argumento erróneo

####### Columna demasiado estrecha para ver los datos

Primera práctica con fórmulas

1. Copia los siguientes datos:

2. Sitúa el cursor en la celda B7

3. Escribe la siguiente fórmula: =B3+B4+B5

4. Pulsa Intro

Aparecerá el resultado de la fórmula. Cuando trabajamos con fórmulas, Excel calcula siempre el contenido de la fórmula que estamos utilizando. En este caso, podríamos introducir la fórmula. =100000+50000+25000 pero siempre daría el mismo resultado porque lo que hacemos es calcular una suma con números fijos. Por eso utilizaremos los nombres de las celdas. La ventaja será que si posteriormente cambiamos algún dato de las celdas, la fórmula se recalcularía automáticamente y volvería a darnos el resultado actualizado.

A continuación podríamos introducir la misma fórmula bajo la columna de los números de los gastos, pero lo que haremos será utilizar la potente función de copia de Excel.

5. Sitúa el cursor en la celda B7 y pulsa el botón Copiar de la barra de herramientas (o bien la opción Edición – Copiar).

6. Sitúa el cursor en la celda E7 y pulsa el botón Pegar de la barra de herramientas (o bien la opción Edición – Pegar).

La fórmula se ha copiar, pero Excel ha actualizado las celdas de la fórmula a la columna donde se encuentra el cursor actualmente.

7. Sitúa el cursor en la celda A9 y escribe el siguiente texto: BENEFICIOS:

8. Sitúa el cursor en la celda A10 y escribe la siguiente fórmula: =B7-E7

9. Pulsa Intro y verás que el resultado es negativo, es decir, los gastos han sido superiores a los ingresos.

10. Graba la hoja. Puedes darle el nombre que desees.

11. Accede a Archivo – Cerrar

12. Accede a Archivo – Nuevo y acepta el nuevo libro de trabajo

13. Copia la siguiente hoja

14. Sitúa el cursor en la celda B6 y escribe la fórmula: =B2+B3+B4

(A partir de ahora supondremos que has pulsado Intro para validar la fórmula)

15. Vuelve a situarte en B6

16. Sitúa el cursor del ratón en la esquina inferior derecha de la celda, de forma que sin pulsar nada, aparezca una cruz negra. Cuando la veas, pulsa click y sin soltar el ratón, “arrastra” hacia la derecha hasta la celda D6

Si ha funcionado correctamente, la fórmula de la celda inicial se habrá copiado en las dos celdas de al lado, dando como resultado, la suma de cada columna.

Para quitar la selección de color negro, puedes pulsar un click en cualquier parte de la hoja.

Referencias

Cuando copiamos fórmulas de la forma que acabamos de ver, el contenido de la fórmula se actualiza a medida que copiamos en horizontal o en vertical. Si te sitúas en las celdas C6 y D6 y miras en la barra de fórmulas, observarás que cada celda contiene la fórmula de su columna correcta. La referencia indica la posición de la celda contenida en la fórmula. Observa la siguiente hoja:

En este caso, en la primera fórmula de la celda B6 hemos sumado la columna B, pero también hemos incluido en la fórmula la celda F1 de forma que sume el contenido de ésta celda en la suma de la columna. En la primera celda no pasa nada, pero si volvemos a copiar la fórmula en las celdas de al lado, observaremos en la celda C6 lo siguiente: =C2+C3+C4+G2. Es decir, Excel ha copiado la fórmula, pero también ha desplazado la referencia de la celda F2 y ahora la ha convertido en G2. No hace falta mencionar que en G2 no hay ningún dato. Excel ha tomado las referencias de la primera celda como posiciones relativas y las ha copiado hacia su derecha. En nuestro ejemplo, no nos interesa que la celda F2 se modifique a medida que copiamos la fórmula.Para que no ocurra esto, debemos convertir la celda F2 en referencia absoluta es decir, que aunque copiemos la fórmula en otras posiciones, la referencia a la celda F2 no cambie nunca.

Celdas relativas: indican la posición de la celda como desplazamiento a partir de la cual se está introduciendo la fórmula. Si las celdas referenciadas cambian de ubicación, Excel ajusta las referencias para adaptarlas a la nueva posición.

Celdas absolutas: indican posiciones que no cambian. Una celda se convierte en absoluta añadiendo antes y después de la letra de la columna el signo dólar ($). Por ejemplo: $B$6

Celdas mixtas: combina los dos tipos de referencia anteriores. Por ejemplo: $B6, A$7...

Podemos convertir una celda en absoluta posicionando el cursor al lado del nombre de la columna y pulsando la tecla F4. Esto añade automáticamente el signo dólar a la columna y laconvierte en absoluta.

Siguiendo con nuestro ejemplo, si modificamos la fórmula de la primera celda como sigue: =B2+B3+B4+$F$2 y la volvemos a copiar hacia la derecha, observaremos que Excel ha actualizado las columnas a las nuevas posiciones de las fórmulas (relativas), pero la celda F2 no cambia en la copia (absoluta).

. Práctica 2

1. Practica con la siguiente hoja. Las celdas que contienen las fórmulas son de color rojo. Deberás realizar las indicaciones que se adjuntan: