Curso de Access 97

Repaso de tablas, relaciones y formularios

   Una de las ventajas de los formularios es que podemos utilizar campos de las tablas creadas de forma más cómoda a través de los controles (botones, listas desplegables, etc) de la caja de herramientas de un formulario en modo diseño. Vamos a crear dos pequeñas tablas. Imaginemos una escuela que gestionará los cursos de los alumnos. Obviamente, y por problemas de espacio y tiempo, hemos omitido gran cantidad de campos que se podrían utilizar. El objetivo de este ejercicio es tan sólo observar las posibilidades de repartir el número de campos de forma que puedan aprovecharse para posteriores acciones que simplificarán la gestión de la base de datos. Hemos creado tres tablas. La primera contiene datos del alumno, la segunda del curso y la tercera servirá para controlar el curso que está realizando dicho alumno. Observa el diseño y características de los campos.

   La tercera tabla servirá como nexo de unión de las dos anteriores. Repetimos los campos Código alumno y Código curso. Observa el tipo de relación que hemos creado. Un alumno puede hacer varios cursos:

   A continuación crearemos un formulario que nos permita introducir unos cuantos registros para las dos primeras tablas. Para el primer formulario hemos optado por el asistente eligiendo el tipo Autoformulario: columnas. Igual hemos hecho para el segundo formulario de la tabla Cursos.

   Para la creación del formulario Nuevo curso sigue los pasos:

- Desde la ficha Formularios elige crear uno nuevo

- Elige el tipo Asistente para formularios y la tabla de la lista Nuevo curso. Acepta

- Carga con el botón de la doble flecha todos los campos a la casilla derecha.

- Acepta el resto de las pantallas del asistente, avanzando hasta el final del mismo.

    El formulario que se ha creado, podría servir perfectamente para controlar los nuevos cursos. En la introducción de un nuevo curso, podemos escribir el número de alumno y el número de curso. Al haber una relación Uno a Varios, Access nos obligará a introducir códigos de alumno y códigos de cursos que previamente existan en las otras dos tablas. Al introducir los datos de los campos, se modificará el contenido de la tabla Nuevo curso con el contenido de los campos del formulario. No olvidemos que hemos utilizado exactamente todos los campos de la tabla Nuevo curso.

    Vamos a ver ahora cómo podemos variar la creación de formularios para obtener el mismo resultado. Crearemos un formulario-subformulario para ver cuanta gente está haciendo un curso.

- Crea un nuevo formulario de la tabla Cursos y del tipo Asistente para formularios

- Carga todos los campos de la tabla Cursos, elige de la lista superior la tabla Alumnos y carga también todos los campos.

- En el paso siguiente, podemos elegir entre ver la información por cursos (qué alumnos están haciendo un curso) o por alumnos (qué cursos está haciendo un alumno). Elegiremos por Cursos y pulsaremos siguiente.

- Sigue avanzando por el asistente hasta el último paso donde daremos al formulario el nombre Alumnos por curso

   Observa el resultado. Si has introducido varios cursos y alumnos, verás que el curso que muestra el formulario, se corresponde con los alumnos del sub-formulario. Si no se ven todos los datos, puedes acceder al modo diseño y "estirar" los campos. 

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