En esta lección vamos a ver como podemos dividir nuestro documento en columnas y como trabajar con ellas.

El texto con el que trabajamos puede estar dividido en diferentes columnas, esto nos puede ser útil en el momento de editar algún tipo de boletín, listas o cualquier tipo de documento.

Si nosotros queremos editar un documento en el que se mezclen diferentes números de columnas, es recomendable escribirlo todo entero con una sola columna y después pasar a dividir los trozos deseados en el número de columnas que nos interese. También se puede hacer mientras se escribe pero resulta un poco más complicado.

Vamos a pasar a dividir el documento con el que estuvimos trabajando anteriormente en columnas.

1. Abre el documento con el que estuvimos trabajando en la práctica anterior: Don Quijote de la Mancha.doc

Para poder ver el trabajo que estás haciendo con las columnas es recomendable cambiar a Vista diseño de página.

Vamos a dividir todo el documento en dos columnas.

2. Sitúate al principio del texto.

3. Selecciona todo el texto, no selecciones el título.

4. Pulsa sobre el botón: que aparece en la barra de herramientas estándar.

Acto seguido te aparecerá una ventana como la siguiente:

En esta ventana podrás marcar que deseas desde 1 a 5 columnas. En un principio solo aparecen 4, pero si te colocas sobre la cuarta columna, pulsas el botón izquierdo del ratón y mientras lo tienes pulsado te mueves hacia la derecha podrás observar que aparece una nueva columna.

Una vez seleccionado el número de columnas que deseas, tan solo deberás hacer clic y el documento se dividirá en tantas columnas como hayas marcado.

Si no deseas que se realice la división pulsa la tecla [Esc] o haz un clic en la zona de la ventana donde aparece la palabra Cancelar.

5. Sin hacer clic, muévete por esta pequeña ventana.

6. Haz que solo tengas dos columnas seleccionadas.

7. Haz un clic con el ratón.

Observa como todo el texto que teníamos seleccionado, ahora está dividido en 2 columnas.

El texto cuando llega al final de la primera columna de la primera página, salta hasta la segunda columna de esta misma página. Después al llegar al final de la página, salta hasta la primera columna de la segunda página y así sucesivamente hasta llegar al final.

Si acto seguido de colocar las columnas no nos gusta como ha quedado podemos volver a pulsar sobre el botón Columnas de la barra de herramientas Estándar y seleccionar sobre 1 sola columna, el texto volverá a su estado natural.

Otra manera de quitar las columnas sería deshacer la última acción realizada, vamos a realizar una pausa en la explicación de las columnas para explicar como se pueden deshacer las últimas acciones realizadas.

Vamos a ver como podemos deshacer la última acción realizada.

Antes de nada, decir que no todas las acciones que llevamos a cabo con Word se pueden deshacer, como puede ser imprimir, guardar y algunas otras acciones en las que algunas ocasiones ya se nos avisa.

Para deshacer una acción tenemos diferentes formas de hacerlo.

Podemos hacerlo a través del menú Edición con las opciones Deshacer y Rehacer, podemos utilizar la combinación de teclas Ctrl + Z y Ctrl + Y respectivamente y por último podemos utilizar los botones que aparecen en la barra de herramientas estándar:

Utilizando el botón de la izquierda, podremos Deshacer y con el de la derecha Rehacer las últimas acciones realizadas.

Cuando estos botones aparecen desactivados, como en la imagen anterior, es porque no tenemos ningún tipo de acción para deshacer o rehacer.

Vamos a ver como funcionan estas opciones.

Nuestro documento ahora mismo está dividido en dos columnas, vamos a realizar alguna acción más sobre él para ver como trabajan las opciones con las que estamos trabajando.

8. Pon todo el texto en negrita.

9. Cambia el tamaño a 18.

Bien, ahora ya hemos hecho tres acciones que podemos deshacer en cualquier momento.

10. Pulsa sobre el botón deshacer.

Observa como volvemos a tener el texto con el mismo tamaño que al principio.

Ahora que ya hemos deshecho una acción, podemos rehacerla.

11. Pulsa sobre el botón rehacer.

Ahora volvemos a tener el texto a 18.

¿Qué podríamos hacer para deshacer, a la vez, las tres acciones que hemos hecho en nuestro documento?

12. Pulsa sobre la flecha que está situado en la parte izquierda del botón deshacer.

Seguidamente te aparecerá una lista con las últimas opciones que has realizado.

Si te mueves por esta lista se te irán seleccionando diferentes acciones, siempre en orden, y en la parte inferior de esta ventana aparecerá el número de acciones que podrás deshacer a la vez.

13. Selecciona las tres opciones y pulsa un clic en la última.

Acto seguido verás como el texto vuelve a su tamaño normal, se le quita la negrita y vuelve a tener una sola columna.

De esta manera en el momento que hagas algún tipo de acción y no te interese o no te guste como ha quedado, prueba en deshacer la acción, así te ahorrarás trabajo.

Vamos a ver como podemos configurar las columnas que hemos introducido en nuestro documento.

Si te fijas, en el momento de dividir el texto en columnas, estas tienen el mismo ancho y tienen la misma separación entre ellas, vamos a ver como podemos modificar esta configuración.

14. Accede a la opción Columnas del menú Formato.

Seguidamente aparecerá una pantalla como la siguiente:

Vamos a comentar las diferentes partes de esta nueva ventana:

En el apartado Preestablecidas tenemos 5 configuraciones ya creadas que podemos utilizar, simplemente haciendo clic, cobre una de ellas: Una columna, Dos columnas, Tres columnas, dos columnas con la de la Izquierda más estrecha que la derecha y dos columnas con la de la Derecha más estrecha que la de la izquierda.

Número de columnas: aquí podremos seleccionar el número de columnas que deseamos tener en nuestro documento.

En el recuadro Ancho y espacio podemos seleccionar el ancho de la columna y el espacio que deberá existir entre esta columna y la siguiente.

Si tenemos seleccionada la opción Columnas de igual ancho las características que modifiquemos en la primera columna serán las mismas que aparecerán en el resto. Dichas características en las demás columnas no serán modificables.

Líneas entre columnas: si seleccionamos esta opción nos aparecerá una línea vertical entre las diferentes columnas.

Empezar columna: si seleccionamos esta opción se insertará un salto, en el punto donde nos encontramos, hasta el principio de la siguiente columna. Para que esta opción funcione debemos tener activada la opción Aplicar a: De aquí en adelante.

En el apartado aplicar a: podremos seleccionar a que parte del documento deseamos que se asigne el formato de columnas, tenemos diferentes opciones: Todo el documento: al seleccionar esta opción la división en columnas afectará a la totalidad del documento. Texto seleccionado: si seleccionamos esta opción, la división en columnas afectará al trozo de documento que hayamos seleccionado antes de entrar en esta opción. De aquí en adelante: con esta opción se insertará un salto de sección continuo donde está situado el cursor y se le aplicará el formato de columna deseado. Esta sección: el formato de columna que hayamos seleccionado se aplicará a la sección actual a la que nos encontramos.

Vamos a realizar algunas modificaciones en nuestro documento.

15. Cierra la ventana actual y asegúrate que tienes seleccionado solo el texto.

16. Accede a la opción Columnas.

17. Indica que deseamos dividir el documento en 2 columnas.

No importa si utilizas las opciones preestablecidas o cambias el número de columnas.

18. Indica que deseas que aparezca una línea de división entre las columnas.

19. Asegúrate que está seleccionada la opción: Columnas de igual ancho.

20. Cambia la separación que existe entre las columnas a: 1 cm.

Observa la vista previa.

21. Antes de pulsar el botón Aceptar asegúrate que está marcada la opción: Texto seleccionado.

22. Pulsa el botón: Aceptar.

Observa como ha quedado dispuesto nuestro documento.

Vamos a ver como podemos cambiar el espacio que existe entre las columnas de forma manual.

23. Quita la selección y sitúa el cursor en cualquier punto del texto que está dividido en columnas.

Observa como en la barra de regla superior aparecen diferentes zonas. En la zona central de nuestra regla aparece una división entre columnas.

Si nos situamos sobre cualquiera de las zonas indicadas en la imagen anterior podremos observar que el ratón se convierte en una doble flecha horizontal. Si pulsamos el ratón y arrastramos hacia los lados podremos ver como el espacio entre las columnas aumenta o disminuye.

24. Intenta mover esta separación entre columnas.

Si no tienes visible la regla, puedes verla haciendo clic en la opción Regla del menú Ver.

25. Deja la separación más o menos como estaba.

Vamos a ver que podemos hacer para insertar un salto de columna en un determinado momento.

Imagina que en un determinado momento, mientras estamos editando nuestro documento deseamos pasar a la siguiente columna. Ya hemos visto una forma de hacerlo utilizando la ventana de diálogo Columnas. Ahora vamos a ver otra forma.

26. Busca dentro del documento la frase: Pero esto importa...

27. Una vez allí, coloca el cursor delante de la palabra: Pero

28. Accede a la opción Salto... del menú Insertar.

Una vez allí te aparecerá una pantalla que ya hemos visto en lecciones anteriores.

29. Selecciona la opción Salto de columna.

30. Acepta la pantalla actual.

Podremos observar como el texto ha saltado hasta la siguiente columna, dejando un espacio en blanco en el punto donde hemos insertado el salto de columna.

Si este Salto de columna lo insertamos en la última columna de una página, la siguiente columna que se genera se situará en la siguiente página.

31. Inserta un nuevo Salto de columna en: No estaba muy bien...

Observa como la nueva columna a pasado a la siguiente página.

Ahora vamos a ver como podemos hacer que en la segunda página, en lugar de dos columnas, aparezcan tres.

La forma más sencilla de hacer que un mismo documento tenga diferentes números de columnas es seleccionar el trozo de documento que deseas modificar y aplicar el nuevo formato.

32. Selecciona desde el punto donde hemos seleccionado el segundo salto de columna, hasta el final del documento.

33. Cambia el número de columnas a 3. (Hazlo desde la ventana Columnas).

34. Deja los parámetros que aparecen por defecto y acepta la ventana de diálogo actual.

Observa como ha quedado estructurado nuestro documento.

Una cosa que debemos tener en cuenta al momento de dividir el texto en columnas y tenerlo justificado, es el espacio que aparecen entre las palabras. Observa que en una línea en la que tenemos palabras muy grandes aparece un espacio entre ellas bastante amplio, cosa que puede dificultar un poco la lectura, observa los siguientes ejemplos:

Vamos a ver como podemos solucionar este pequeño problema.