En esta lección vamos a aprender como hacer la corrección de nuestro documento.

Word puede hacer una corrección tanto a nivel ortográfico como gramatical. También podemos hacer que esta revisión se realice a la vez que estamos introduciendo el texto.

Primero de todo vamos a ver desde donde podemos personalizar la revisión tanto ortográfica como gramatical.

Vamos a ver las opciones de las que disponemos para configurar nuestra revisión del documento, para ello deberemos acceder a la ventana de dialogo Opciones y dentro de ella acceder a la ficha Ortografía y gramática.

También podemos hacer que aparezca una ventana de diálogo para configurar las opciones de la ortografía y gramática pulsando el botón derecho sobre la imagen: en la barra de estado y escogiendo la opción Opciones...

1. Abre dicha ventana utilizando cualquiera de las dos opciones.

Acto seguido aparecerá una ventana como esta:

Puede ser que algunas de las opciones que están seleccionadas en tu ventana no lo estén y viceversa. No es importante ya que ahora vamos a ver para que sirven cada una de ellas y vamos a proceder a activar las que nos interesen.

Observa que la ventana de diálogo está dividida en dos secciones Ortografía y Gramática. Vamos a ver en primer lugar las opciones para revisar la ortografía.

Revisar ortografía mientras se escribe: con esta opción activada Word nos marcará en pantalla aquellas palabras que él considere están mal escritas, mientras nosotros estamos editando el texto.

Ocultar errores de ortografía en este documento: si nosotros tenemos activada la opción anterior puede ser que tengamos muchas marcas de errores ortográficos en pantalla y nos molesten. Al activar esta marca todas las marcas de errores ortográficos desaparecen hasta que quitemos esta opción o realicemos una revisión ortográfica.

Sugerir siempre: Cuando tenemos esta opción activada en el momento de realizar la corrección ortográfica Word nos ofrecerá un listado de las palabras por las cuales podemos reemplazar nuestro error. Piensa que estas sugerencias se hacen sobre todo por similitud de escritura, con lo que la sugerencia en según que casos puede ser un poco disparatada.

Solo diccionario principal: en el momento en el que Word nos sugiere una palabra para reemplazar nuestro error está utilizando un diccionario de palabras. A este diccionario vamos a llamarle diccionario principal.

En muchas ocasiones nosotros podemos escribir una palabra que está bien escrita, pero que Word no conoce con lo que nos la marcaría como errónea. Para que Word no tome esta palabra como incorrecta de aquí en un futuro, podemos añadirla a un diccionario nuevo al que llamaremos diccionario personalizado.

Si marcamos la opción: solo diccionario principal las sugerencias a los posibles errores ortográficos solo los hará del diccionario principal sin mirar las posibles palabras que tengamos en el diccionario personalizado.

Omitir palabras en MAYÚSCULAS: con esta opción activada la ortografía no se realizará sobre aquellas palabras que únicamente tengan mayúsculas.

Omitir palabras con números: si activamos esta opción Word no considerará como erróneas aquellas palabras que contengan números en su interior. Esta opción es ideal para documentos en los que utilizamos códigos de artículos, formulas químicas o matemáticas, etc.

Omitir archivos o direcciones de Internet: al activar esta opción Word no considerará como erróneas aquellas palabras que representen archivos o posibles direcciones de Internet. Por ejemplo c:\Windows\pbrush.exe, www.areaint.com, etc.

Diccionario personalizado: nosotros en esta lista podremos seleccionar entre uno de los diccionarios personalizados que podemos crear y queremos que Word utilice como “segundo” diccionario.

2. Vamos a crear un diccionario personalizado al que más adelante añadiremos algunas palabras.

3. Pulsa sobre el botón Diccionarios... de esta misma pantalla.

Te aparecerá un nuevo cuadro de diálogo como este:

Aquí podremos realizar diferentes acciones con nuestros diccionarios.

4. Pulsa en la opción Nuevo... para crear un nuevo diccionario.

Te aparecerá una típica ventana para guardar documentos. Este documento deberá tener extensión .dic y lo guardaremos en el directorio por defecto.

Vamos a imaginar que estamos escribiendo algún tipo de documento en el que aparecen muchas extensiones de documentos. Para Word estas extensiones son incorrectas con lo que al hacer la revisión ortográfica nos indica que están mal escritas. Como no queremos que Word nos marque todas estas extensiones como incorrectas vamos a crear un diccionario personalizado.

5. Escribe como nombre del diccionario: Informática.dic

6. Pulsa sobre el botón Guardar.

Observa como aparece el nombre del diccionario personal en la lista de diccionarios personalizados. Ambos diccionarios están marcados, indicando que están en uso.

7. Haz clic sobre el botón Aceptar.

Observa como en el apartado diccionario personalizado de la ventana de diálogo Ortografía y gramática aparece el nuevo diccionario que hemos creado. Al estar este diccionario seleccionado en esta opción, las palabras que queramos añadir, se grabarán directamente en este nuevo diccionario.

8. Acepta la ventana de diálogo actual.

Ahora vamos a escribir un pequeño texto y vamos a añadir las palabras que nos interesen en nuestro diccionario personalizado.

9. Escribe el siguiente texto:

Si en la ventana de diálogo tenemos activada la opción: Revisar ortografía mientras se escribe, mientras estamos escribiendo el texto nos aparecerán las palabras incorrectas con un subrayado de color rojo.

Vamos a revisar la ortografía de todo nuestro documento.

10. Sitúate al principio de nuestro documento.

11. Accede a la opción Ortografía y gramática dentro del menú Herramientas.

12. Acto seguido te aparecerá una ventana como esta:

Vamos a comentar las diferentes partes de esta ventana.

No se encontró: aquí nos aparecerá la palabra que Word considera incorrecta.

Sugerencias: esto es una lista de las palabras que Word nos sugiere para reemplazar el posible error.

Omitir: si pulsamos este botón Word pasará por alto este error y lo dejará tal cual.

Omitir todas: pulsaremos este botón en el momento que sepamos que un posible error aparece varias veces durante nuestro documento y no deseamos que Word se para cada vez que encuentra este error.

Agregar: este botón lo pulsaremos en el momento que deseamos añadir la palabra incorrecta en nuestro diccionario personalizado.

Cambiar: si nosotros al ver un error lo queremos cambiar por una de las palabras que nos sugiere Word lo único que tenemos que hacer es seleccionar dicha palabra de la lista de sugerencias y pulsar el botón Cambiar. Automáticamente Word nos reemplazará el error.

Cambiar todas: si pulsamos este botón, Word nos cambiará todas las palabras que sean iguales que el error actual por la palabra sugerida que nosotros hemos seleccionado.

Autocorrección: Word nos añadirá la palabra errónea junto con la corrección seleccionada a la lista de autocorrección de Word para que así este la reemplace justo en el momento en el que cometemos el error.

Opciones... pulsando este botón abrimos el cuadro de diálogo Ortografía y gramática que hemos comentado anteriormente.

Deshacer: si pulsamos este botón Word nos deshará la última corrección que hemos realizado.

Cerrar: Saldremos de la corrección de ortografía.

Revisar gramática: si tenemos esta opción activada, Word nos revisará la gramática junto con la ortografía.

13. Desactiva la opción Revisar gramática.

Observa que el error ortográfico aparece marcado de color rojo en el apartado No se encontró y hay una serie de posibles palabras correctas dentro de sugerencias. Nosotros vamos a añadir las diferentes extensiones en nuestro diccionario personal.

14. Cada vez que la corrección ortográfica se detenga en una de las extensiones que nos interesa añadir a nuestro diccionario personalizado pulsaremos la tecla Agregar.

Observa como Word toma esta palabra como correcta y continua con la corrección ortográfica.

15. Añade todas las extensiones de los archivos hasta llegar al final del documento.

Ahora vamos a ver como podemos añadir o modificar palabras directamente en nuestro diccionario personalizado. El diccionario personalizado no es otra cosa que un archivo de texto en el que las palabras aparecen una debajo de la otra.

16. Accede a la ventana de diálogo: Ortografía y gramática.

17. Accede a la ventana Diccionarios personalizados.

18. Una vez allí selecciona nuestro diccionario personalizado.

19. Pulsa sobre el botón Modificar.

Seguidamente, si tenemos seleccionada la revisión ortográfica mientras se escribe, nos aparece un cuadro que nos avisa que se desconectará este tipo de corrección.

20. Acepta el mensaje.

Seguidamente te aparecerá un nuevo documento, en el que aparecen las diferentes palabras que nosotros hemos añadido.

21. Sitúate en la última palabra que aparece en este archivo.

22. Pulsa Intro y escribe txt, de esta manera hemos añadido una nueva palabra que Word considerará como correcta en el momento que la escribamos.

23. Cierra el documento guardando los cambios.

24. Cierra todas las ventanas de diálogos que tenemos abiertas, menos la de Ortografía y gramática.

25. Selecciona la opción: Revisar ortografía mientras se escribe.

Vamos a ver como corregir la ortografía mientras estamos editando nuestro documento.

26. Modifica el texto que tenemos escrito para que quede así:

Observa como en el momento de escribir xls y dbf Word ha marcado estas palabras como incorrectas, pero en el momento de escribir txt no la ha marcado ya que está incluida en nuestro diccionario personalizado.

27. Sitúate con el cursor sobre una de las palabras marcadas como incorrectas.

28. Haz un clic con el botón derecho del ratón.

Aparecerá un menú contextual con el que podremos modificar las palabras que son incorrectas justo en el momento en el que las estamos escribiendo

Vamos a comentar las diferentes partes de este menú contextual:

En esta ocasión Word no tiene ninguna sugerencia y nos lo indica con la frase (no hay sugerencias), si Word tuviera palabras para sugerirnos nos aparecerían en esta primera parte del menú contextual. Para cambiar la palabra errónea por una de las que sugiere Word solo deberemos marcarla con el ratón y hacer clic sobre ella.

Omitir todas esta opción la marcaremos en el momento que queramos que Word omita todos los errores ortográficos iguales.

Agregar: marcaremos esta opción si nosotros queremos que Word agregue esta palabra a nuestro diccionario personalizado.

Ortografía... haciendo clic sobe esta opción Word nos abrirá el cuadro de diálogo Ortografía y gramática. 

29. Selecciona la opción agregar.

30. Pasa al siguiente error ortográfico y haz lo mismo.

De esta manera podemos ir modificando la ortografía a medida que vamos escribiendo el texto.

Ahora que ya sabemos mirar la ortografía de nuestro documento, vamos a ver como corregir posibles errores gramaticales.