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A continuación vamos a escribir el texto con el que crearemos nuestra Carta modelo. Cada vez que aparezca una palabra con los símbolos « » no deberemos escribirla nosotros, sino que la tendremos que escoger de entre la lista Insertar campo de combinación.
La carta modelo es la que aparece a continuación. Puedes aplicar los formatos que desees.
En el momento de introducir la fecha lo puedes hacer utilizando la opción Fecha y hora... del menú Insertar.
ADIPRA, S.L.
Alcalá, 344
MADRID – 10
1 de enero de 1998
«Banco»
«Sucursal»
«Ciudad»
«Provincia»
Señor director:
Tengo el agrado de dirigirme a Vd. Para pedirle tenga a bien disponer que a cargo de nuestra cuenta corriente Nº «Cuenta» se paguen las letras por nosotros firmadas y remitidas por la casa «Casa» de «Provincia2». Dichas letras tendrán una periodicidad irregular, dado que se firman para saldar importes de nuevas órdenes de mercancías a dicha empresa.
Esta orden será cumplimentada hasta un próximo aviso por nuestra parte. Le agradezco su deferencia en cumplir con este pedido y le saluda atentamente.
P. Adipra, S.L.
Esteban Traumas.
Antes de realizar la combinación es recomendable
guardar
16. Guarda la carta modelo con el nombre Carta al banco.
Antes de realizar la combinación vamos a mirar si hay algún tipo de error.
17. Pulsa sobre el botón que hemos indicado anteriormente para la revisión de errores.
Acto seguido te aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente:
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En esta ventana podremos elegir la opción que más nos interese en el momento de revisar los errores de la combinación.
En la primera se simulará la combinación, pero no se llevará a cabo. Al finalizar se informará si se ha encontrado algún tipo de error en el documento nuevo.
La segunda opción realizará la combinación, pero si se encontrase algún tipo de error se detendría el proceso de combinación.
La tercera opción llevaría a cabo toda la combinación sin detenerse delante de ningún error, pero al finalizar nos mostraría un documento con los errores que se han encontrado.
18. Pulsa sobre Aceptar.
En breve aparecerá un nuevo documento de texto con tantas páginas como registros teníamos en nuestra base de datos, en nuestro caso 4 páginas.
19. Muévete por las diferentes páginas y podrás observar como en cada una de ellas aparece un registro diferente.
El documento que hemos obtenido de la combinación de datos no lo guardaremos ya que según el tamaño de la base de datos con la que estemos trabajando podría ser que el documento fuera muy extenso.
Es recomendable guardar solamente la carta modelo junto con el archivo de la base de datos.
En el momento que se quiera obtener nuevamente una de las cartas combinadas, simplemente tendremos que abrir la carta modelo y realizar nuevamente la combinación de los datos.
En el momento de crear una Carta modelo debemos pensar que el usuario que la reciba no deberá notar que ha sido realizada de una forma automática junto a otras muchas, de esta forma la carta es mucho más personal y menos fría.
Ahora que ya hemos visto como podemos crear cartas personalizadas, vamos a ver que deberíamos hacer para imprimir sobres utilizando información de nuestra base de datos.
Los pasos que sean comunes con los explicados anteriormente los veremos un poco más superficiales y haremos más hincapié en los nuevos.
. Práctica 2
1. Abre un nuevo documento.
2. Escoge la opción Combinar correspondencia del menú Herramientas.
Nos volverá a aparecer la ventana que vimos en el apartado Documento principal.
3. Escoge, dentro del botón Crear, la opción Sobres.
4. De la nueva ventana de herramientas escoge: Ventana activa.
5. Del botón Obtener datos, escoge la opción Abrir origen de datos.
De esta manera abriremos la base de datos que tenemos ya creada y que hemos utilizado en la primera parte de la lección.
6. Busca el archivo Datos.doc.
Seguidamente nos aparecerá un pequeño cuadro de diálogo que nos indicará que debemos Establecer el documento principal. Esto quiere decir que deberemos crear las modificaciones pertinentes para que configurar el nuevo tipo de documento.
7. Pulsa sobre el botón Establecer documento principal.
Seguidamente te aparecerá una ventana como la siguiente
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Esta ventana está dividida en dos carpetas: la primera, Opciones para sobres, será donde escojamos entres los muchos tipos de sobres que podemos utilizar. La fuente, la distancia desde la izquierda y desde arriba con respecto al sobre, tanto de la dirección, como del remite. En esta misma ventana tenemos una vista previa del sobre.
En la segunda carpeta de esta misma ventana encontramos las opciones de impresión desde donde podemos indicar el Método de alimentación que utiliza la impresora que estamos haciendo servir y el modo de alimentación.
Vamos a dejar las opciones que nos aparecen por defecto.
8. Pulsa el botón Aceptar.
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Seguidamente nos aparecerá una nueva ventana en la que deberemos añadir los campos y el texto que forman parte de la dirección del sobre.
9. Pulsa en Insertar campo de combinación.
10. De la lista escoge: Bancos y Sucursal.
De esta forma tendremos un sobre para cada uno de los diferentes bancos a los que le vamos a dar cada una de las cartas.
Cuando ya tenemos introducidos los campos de la dirección de los sobres, pulsamos sobre el botón Aceptar.
11. Cierra la ventana actual.
Seguidamente veremos como nuestro documento adopta las medidas de un sobre.
Podemos ver como en el centro de nuestro sobre aparecen los dos campos introducidos anteriormente.
Ahora lo único que nos queda es escribir el nombre de nuestra empresa en la parte superior izquierda del sobre.
11. Escribe: ADIPRA, S.L.
Alcalá, 344
MADRID - 10
De esta forma ya tenemos nuestra carta modelo creada, lo único que nos faltaría sería hacer la combinación utilizando el mismo método que vimos anteriormente, con lo que obtendríamos tantos sobres como registros tuviéramos en la base de datos.
Utilizando la combinación de estos dos métodos podremos enviar cartas, con sus respectivos sobres, sin tener que realizar mucho trabajo, ya que Word se encargaría de casi todo.
Si deseamos escribir un sobre y no queremos utilizar la combinación de datos, también podemos hacerlo con la opción Sobres y etiquetas.
Vamos a ver una nueva herramienta que nos permitirá poder crear un sobre de forma rápida. Con esta opción podremos crear un sobre o varios utilizando una lista de direcciones que se encuentre en Microsoft Exchange u Outlook.
. Práctica 3
1. Selecciona la opción Sobres y etiquetas del menú Herramientas.
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Seguidamente te aparecerá un cuadro de diálogo como el que se muestra en al siguiente imagen:
En un principio vamos a ver como trabajar con los sobres.
En esta nueva ventana podremos escribir la dirección donde queremos enviar la carta y el remitente. Si no quisiéramos que apareciese el remitente solo tendríamos que pulsar sobre la opción Omitir.
Pulsando sobre el botón Opciones... nos aparecería el cuadro de diálogo con las dos ventanas que hemos comentado anteriormente desde las cuales podríamos cambiar el tipo de sobre y la forma de impresión.
Utilizando estos botones podemos indicar que escogeremos los datos
de Microsoft Exchange u Outlook. De esta forma obtendríamos diferentes
sobres, al igual que hicimos al combinar correspondencia.
Si pulsamos sobre el botón Imprimir obtendríamos una copia impresa del sobre recién creado. En cambio si pulsamos en Agregar al documento añadiremos un sobre al documento activo, con lo que podríamos crear una carta y el sobre en el que será enviada e imprimirlo todo junto en cualquier otro momento.
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2. Selecciona la carpeta: Etiquetas del mismo cuadro de diálogo.
Seguidamente nos aparecerá una ventana como la siguiente:
En esta ventana podríamos poner la dirección que queremos poner en la etiqueta. También podríamos utilizar la libreta de direcciones de los dos programas anteriormente nombrados.
Desde el botón Opciones... podremos indicar con que tipo de etiquetas queremos trabajar y como deseamos realizar la impresión de estas.
De esta forma podremos crear etiquetas para poner en un sobre.
En esta lección hemos visto como trabajar con cartas y sobres de forma que podamos automatizar el proceso hasta tal punto que nos sea fácil su utilización en cualquier momento.
Fin lección 11