En esta lección vamos a ver una de las tareas más habituales en una oficina, el envío de una misma carta a diferentes destinatarios, también conocido como mailing. 

Combinar correspondencia nos facilita el trabajo en el momento de realizar un mailing, ya que con esta nueva opción podemos “mezclar” una base de datos de, por ejemplo clientes, con una carta modelo. En la carta modelo tendremos: el texto que deseamos que aparezca en todas y cada una de las cartas y una serie de elementos que nos ayudarán a realizar la unión entre los dos elementos necesarios. Al realizar esta unión como resultado obtendremos una carta por cada registro que tengamos en la base de datos.

Si realizamos la carta modelo con suficiente maestría, la persona que la reciba no sabrá en ningún momento que no ha sido realizada de forma personalizada.

Vamos a ver los pasos que necesitamos para realizar una combinación de correspondencia.

En el ejemplo que vamos a utilizar en esta lección vamos a crear, tanto la base de datos como el documento principal directamente con Word. Aunque también veremos que pasos deberíamos realizar para utilizar una base de datos externa (creada con otro programa).

1. Accede a la opción Combinar correspondencia del menú Herramientas.

Acto seguido te aparecerá una ventana como esta:

Esta ventana es como un pequeño asistente, el cual nos irá marcando los pasos necesarios para realizar con éxito la combinación de datos.

2. Pulsa en el botón Crear.

Te aparecerá una lista como esta:

En la que podrás seleccionar que tipo de documento deseas realizar.

3. Selecciona la opción Cartas modelo...

Seguidamente nos aparecerá una nueva ventana como esta:

En este cuadro se nos preguntará dónde deseamos realizar la carta modelo: en el documento que tenemos abierto actualmente o en un nuevo documento.

4. Selecciona la opción Ventana activa.

Observa como la parte superior de la ventana Combinar correspondencia ha cambiado.

Una vez llegado a este punto deberemos indicar donde se encuentra la información de los diferentes destinatarios a los que queremos enviar una copia de nuestra carta.

5. Pulsa el botón Obtener datos.

En él aparecerá una nueva lista como la de la imagen, en la que podremos seleccionar desde donde deseamos obtener los datos para realizar la combinación de correspondencia.

Si tuviéramos los datos almacenados en algún archivo deberíamos seleccionar la opción Abrir origen de datos... desde la que podríamos seleccionar el archivo con el que deseamos trabajar.

En nuestro caso vamos a realizar una nueva base de datos.

6. Selecciona la opción Crear origen de datos...

Nos aparecerá un cuadro de diálogo como este, desde el que crearemos los campos de nuestra nueva base de datos.

En primer lugar vamos a eliminar todos los campos que nos aparecen en la lista de campos más usados.

7. Pulsa el botón Quitar campo hasta que en la lista de campos no aparezca ninguno.

8. Escribe los siguientes nombres de campo en la casilla Nombre de campo, pulsando el botón Agregar campo después de escribir cada uno de ellos.

Bancos, Sucursal, Ciudad, Provincia, Cuenta, Casa y Provincia2.

Cuando estén todos introducidos pasaremos a grabar esta estructura de datos.

9. Pulsa el botón Aceptar.

Seguidamente te aparecerá un cuadro donde deberás indicar en que directorio y con que nombre deseas guardar la estructura de datos recién creada.

10. Escoge tu directorio de trabajo y ponle al archivo el nombre Datos.

Observa que Word guarda este archivo con extensión doc.

Después de guardar el documento nos aparecerá un nuevo cuadro de diálogo como el siguiente:

Desde este cuadro de diálogo podremos indicar que deseamos añadir datos a nuestra estructura de datos recién creada.

11. Escoge la opción Modificar origen de datos.

Seguidamente te aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente:

En esta ventana iremos introduciendo los diferentes registros que formarán parte de nuestra pequeña base de datos.

12. Escribe: Santander en el campo Banco, Nº 12 en Sucursal, Terrassa en Ciudad, Barcelona en Provincia, 09-23-43232-32 en el campo Cuenta, Matriz en Casa y por último Soria en Provincia.

13. Una vez escrito todos los campos de este primer registro pulsa el botón Agregar nuevo.

Observa como se han borrado todos los elementos que formaban parte de este primer registro y aparece un 2 en el número de registro.

14. Escribe los siguientes registros, pulsado Agregar nuevo al introducir cada uno de ellos.

Una vez introducidos todos los datos ya podemos pasar a escribir la carta modelo.

15. Pulsa sobre el botón Aceptar.

Observa como en el documento aparece una nueva barra de herramientas.

Vamos a comentar sus diferentes botones:

Insertar campo de combinación: este será el botón que utilizaremos para insertar en el documento principal los diferentes campos que hemos tenemos en nuestra base de datos.

Insertar campo de Word: con esta opción podemos insertar diferentes campos que nos pueden dar información sobre los datos insertados, como por ejemplo: número de registros, número del próximo registro, etc.

Este botón nos muestra los datos combinados mientras estamos diseñando la carta modelo.

Estos botones nos facilitan la “navegación” entre los diferentes registros de nuestra base de datos.

 

Con este botón mostramos la ventana de diálogo Combinar correspondencia.

Con este botón podemos revisar si van a existir errores a la hora de realizar la combinación. Es muy útil si tenemos muchos datos en el origen de datos y el proceso de combinación puede ser largo.

Al pulsar este botón obtendremos el resultado de la combinación en un documento nuevo, sin que el actual se vea afectado.

En cambio si pulsamos este botón la combinación de los datos se realizará en el mimo momento en el que se imprime. Esta opción sólo se utiliza en los casos en los que estemos completamente seguros que la combinación sea correcta.

Nos aparece una nueva ventana desde la que podemos especificar que elementos deseamos combinar.

La nueva ventana tendría este aspecto:

Desde esta ventana podemos realizar muchas de las acciones que se pueden realizar desde otros controles.

Desde este botón podemos buscar un determinado registro.

Si utillizamos este botón podemos insertar, modificar y eliminar registros que tenemos en nuestra base de datos.

Una vez vista las diferentes opciones que tenemos en esta nueva barra de herramientas, vamos a ver que es devemos hacer para crear nuestra Carta modelo.