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Cursos gratis Office (Word, Excel, Access, Power Point...)
A lo largo de las diferentes lecciones de este curso has podido observar como aparecía en la segunda página de cada una de las lecciones un pequeño listado con los títulos de los apartados y el número de página en el que se encuentran. A este listado le llamamos tablas de contenido.
Vamos a ver como podemos crear una tabla de contenido a partir de nuestro documento.
Es importante crear los diferentes estilos a nuestro documento antes de crear la tabla de contenido. Nosotros como en nuestro texto ya hemos creado los diferentes estilos, podemos pasar directamente a crear la tabla de contenido
Normalmente las tablas de contenido aparecen al principio del documento.
. Práctica 2
1. Sitúate al principio del documento.
2. Accede a la opción Indice y tablas del menú Formato.
3. Selecciona la carpeta Tabla de contenido.
Seguidamente te aparecerá una ventana de diálogo como esta:
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Vamos a comentar un poco las diferentes opciones que podemos encontrar dentro de esta ventana.
En la lista de la izquierda Formatos aparecen diferentes formatos que podemos aplicar a nuestra Tabla de contenido.
En la ventana Vista previa podremos ver como quedará el formato que hemos seleccionado.
Seleccionando la opción Mostrar números de página haremos que aparezca el número de página en el que se encuentra cada uno de los diferentes apartados de nuestro documento.
Con la opción Alinear números a la derecha aparecerán los números en el borde derecho de la página. Si quitamos esta selección aparecerán los números justo al lado de cada uno de los títulos de los estilos.
Con el número que aparece en Mostrar niveles marcaremos la cantidad de niveles que deseamos que aparezcan en nuestra Tabla de contenido.
En la lista Carácter de relleno, podremos seleccionar que carácter deseamos que aparezca desde el título del estilo hasta el número de la página.
4. Selecciona Sofisticado dentro de la lista de formatos.
5. Deja las demás opciones como están.
Ahora vamos a ver como podemos indicar cuales son los estilos que deseamos que aparezcan en nuestra Tabla de contenido.
6. Pulsa el botón Opciones... de la ventana de diálogo actual.
Seguidamente te aparecerá una ventana como la siguiente.
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En ella deberemos indicar cual de los diferentes estilos deseamos que aparezcan en la tabla de contenido de nuestro documento e indicar que nivel deseamos que tengan. Podemos decir que con los niveles Word reconocerá cual de los estilos actúa como título principal y cuales como subtítulos.
7. Busca de la lista de estilos disponibles los que dos estilos que hemos creado para que actúen como título y como subtítulos. (Título principal y Título secundario).
8. Escribe en el primero, en la casilla de Nivel de TDC el número 1.
9. En el segundo estilo, escribe el número 2.
10. Borra los demás números que aparezcan en esta lista.
11. Seguidamente pulsa el botón Aceptar.
12. Observa como
En ella aparece el nombre de los estilos que hemos marcado para que
aparezcan en nuestra tabla de contenido. También aparecen los formatos
que se aplicarán en cada caso.
El número que aparece en el extremo derecho es el número de veces que aparece este estilo a lo largo de nuestro documento.
Una vez hemos llegado a este punto, lo
único que nos queda es aceptar la ventana de diálogo actual para que Word
actualice los datos y cree
13. Acepta la ventana de diálogo actual.
En breve aparecerá
Ahora vamos a ver como podemos modificar alguno de los elementos que forman parte de nuestra Tabla de contenido.
Vamos a imaginar que estamos trabajando con el documento que hemos estado utilizando durante esta lección e incluimos texto en el segundo párrafo de tal manera que el tercer párrafo ha pasado a la siguiente página.
Para simular esto vamos a insertar un salto de página entre el segundo y tercer párrafo.
14. Sitúate entre el segundo y el tercer párrafo e inserta un salto de página.
Antes de ver la tabla de contenido, vamos a cambiar uno de los títulos de los apartados.
15. Cambia el subtítulo Los más animados, por: Algunos de los más animados.
16. Sube hasta visualizar
Como podrás observar no ha cambiado, ni el segundo subtítulo, ni el número de página en el que se encuentra el tercer subtítulo.
17. Haz un clic sobre
Podrás observar como ha quedado todo el fondo de esta tabla de color gris claro.
18. Pulsa la tecla F9.
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Inmediatamente después de pulsar esta tecla te aparecerá una nueva ventana como esta:
En esta ventana podemos seleccionar dos
opciones diferentes: si seleccionamos la primera Actualizar sólo los
números de página, Word lo único que nos hará será mirar los
números de página en los que encontramos los diferentes estilos y modificarlos
en
19. Selecciona esta segunda opción.
20. Pulsa en Aceptar y en breve
observarás como
De esta manera podremos modificar el texto
en cualquier momento y después pasar a modificar
Si nosotros añadimos algún otro párrafo
en el que vuelve a aparecer otro subtítulo, lo único que deberíamos hacer
es aplicar el estilo que hemos creado anteriormente para los subtítulos
y actualizar nuevamente
Una vez realizada
En muchas ocasiones al realizar algún tipo de consulta en un libro, sobre algún dato o tema determinado, habremos mirado directamente en el índice para saber en que página del libro se encuentra dicha información.
Estos índices suelen estar ordenados alfabéticamente, colocándolos normalmente al final del documento.
Word nos facilita mucho la creación de estos índices, ya que sería algo costoso ir leyendo todo el documento e ir apuntando en que página nos encontramos. Lo peor sería si por cualquier motivo los números de las páginas se modifican. Ahora vamos a explicar como podemos ahorrarnos mucho trabajo utilizando la creación de Índices con Word.
Para realizar el índice primero deberemos marcar los elementos que deseamos formen parte de este.
. Práctica 3
1. Selecciona la opción Índice y tablas... del menú Insertar.
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Seguidamente te aparecerá una ventana como esta:
Aquí será donde escojamos el formato que deseamos que tenga nuestro índice. Pero antes deberemos marcar los elementos que deseamos formen parte de él.
2. Pulsa sobre el botón Marcar entrada...
Nos aparecerá una nueva ventana donde deberemos ir marcando las diferentes palabras que queremos formen parte de nuestro Índice.
Los elementos los podremos escribir directamente en esta nueva ventana o podemos copiar directamente los elementos seleccionándolos desde el documento.
La nueva ventana tendrá esta apariencia.
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Vamos a explicar como marcar los elementos de nuestro Índice.
3. Con la ventana actual abierta selecciona la primera vez que aparece en el texto la palabra: Europa.
4. Una vez seleccionada, haz un clic en la casilla de texto Entrada de la nueva ventana de diálogo.
Podrás observar como ha pasado el texto al interior de la casilla. También podríamos escribirlo directamente, pero si nos equivocásemos en el momento de escribir el elemento que deseamos que forme parte del índice este no aparecería.
5. Pulsa el botón Marcar todas.
Esta opción la utilizamos para que se marquen todas las ocasiones que aparece dicho elemento a lo largo del documento.
Observa también como en el texto han aparecido unos símbolos nuevos. No hagas caso de esto, ya que estos símbolos son los que utilizará Word para crear el índice. Más adelante desaparecerán.
6. Realiza nuevamente los mismos pasos marcando los siguientes elementos: Rusia, España, Reino Unido, Alemania y Dataquest.
Una vez tenemos todos los elementos marcados ya podemos cerrar la ventana actual.
7. Cierra la ventana actual.
Ahora llega el momento de crear el Índice.
Cuando hemos cerrado la ventana en la que nos encontramos aparece nuevamente el documento.
Para crear el Índice deberemos seleccionar nuevamente la opción Índice y tablas... del menú Insertar.
8. Sitúate al final del documento.
9. Selecciona nuevamente esta opción.
10. Escoge como formato: Formal.
Observa la vista preliminar y las demás opciones.
11. Indica que solo deseas 1 columna.
12. Pulsa en el botón Aceptar.
En breve aparecerá un índice con los elementos que hemos marcado y la página en la que se encuentran.
Ya hemos creado nuestro índice de contenido.
Vamos a ver que ocurriría si se modifica el texto.
13. Sitúate entre el segundo y tercer párrafo e inserta un nuevo salto de página.
Si te desplazas hasta el final del documento podrás observar como no se han modificado los números de página.
Para actualizar el índice deberemos pulsar, como en el caso anterior, la tecla F9.
14. Sitúate sobre uno de los elementos de nuestro Índice y observa como nuevamente el fondo aparece de color gris.
15. Pulsa la tecla F9.
De esta forma se ha actualizado nuevamente el índice de elementos de nuestro documento.
Con esta lección hemos aprendido como
hacer que nuestro documento ya tenga un aspecto mucho más profesional
al insertar
Fin lección 10