La hojas que hemos ido creando hasta el momento nos ha servido para comenzar a introducirnos en el modo de trabajo de Excel, pero su aspecto estético deja bastante que desear.

         Podemos dar a nuestra hoja un aspecto bastante más llamativo y hasta fácil de manejar utilizando diferentes formatos de letras, colores, fondos, etc.

         Existen varios botones en la barra de herramientas que permiten cambiar algunas de las características mencionadas:

                  Negrita        Subrayado   Cursiva

         Paleta de bordes   Color de fondo      Color de letra

         No obstante, existe un menú bastante completo desde donde podemos escoge o hasta modificar alguna característica del formato de las celdas.

1.     
Accede a la opción Formato - Celdas :

Desde aquí podemos escoger los formatos para los números, alineación, tipo de letra, colores, etc.

         Para colocar un formato a un grupo de celdas,  éstas deberían estar seleccionadas previamente. Cuando colocamos un formato cualquiera, por ejemplo formato Moneda, Bordes exteriores y color de letra azul, al salir del cuadro de diálogo podemos escribir y los datos aparecerán ya con el formato escogido.

2.      Accede a las pestañas superiores Alineación, Fuente, Bordes, Tramas y Proteger para familiarizarte con su contenido. Finalmente, sal de cuadro de diálogo.

Otra forma de establecer un formato para las celdas de una hoja que ya contenga datos, es con la opción llamada Autoformato. Esta opción nos lleva a un menú desde donde podemos elegir entre varios modelos preestablecidos.

         Para alinear los datos de una celda tenemos los botones de la barra de herramientas:

         Izquierda       Centrar         Derecha        Alinear en varias columnas

         Observa el efecto de cada una de ellas en una celda:

         En la cuarta fila, para centrar en varias columnas hemos seleccionado previamente el rango B4:D4 y después hemos pulsado en el botón Combinar y centrar. Este último ejemplo se utiliza sobre todo para ajustar el texto cuando éste sobrepasa la anchura de una columna.

         Desde el cuadro que hemos visto anteriormente (Formato – Celdas) podemos también utilizar un tipo de alineación más específica.

         NOTA: Como pensamos que esta lección no tiene demasiada dificultad, no ofrecemos de momento prácticas paso a paso. Tú mismo puedes ir practicando lo que se está estudiando. Escribe algo en alguna celda o celdas y pruebas a cambiar su formato, alineación, etc.

Aparte de los botones típicos de la barra de herramientas (negrita, subrayado, cursiva, fuente...) ya hemos visto que existe un cuadro de diálogo bastante más completo desde el cual podemos cambiar el aspecto de una celda o rango.

 

         Podemos establecer bordes para las celdas o rangos. Es importante no confundir los bordes desde las opciones que vamos a ver a los bordes de referencia que vemos normalmente en Excel. Éstos últimos son por defecto de color gris y nos sirven para tener la referencia de las celdas. Podemos incluso ocultarlas o elegir a la hora de la impresión entre imprimirlas o no. En cambio, los bordes añadidos son por defecto negros y forman parte de los datos de la hoja a la hora de visualizarlos o imprimirlos.

         Paleta desplegable de bordes

         Cuadro de diálogo de bordes

Podemos seleccionar el lado a marcar con un borde, el grosor, el color, si es horizontal, vertical o diagonal, etc.

         Paletas de relleno de color y color de letra

         Cuando introducimos números en una hoja de cálculo, el formato de las celdas es el General, es decir, números sin ceros separadores de miles, ni formato monetario, y alineados a la derecha. Podemos darle a las celdas numéricas formatos más descriptivos y hasta más complejos y personalizados.

         Para ello, tenemos una pequeña barra de herramientas con los formatos más utilizados, y también el cuadro de diálogo Formato –Celdas.

Moneda         Porcentaje     Millares         Aumentar y disminuir decimales

         Desde el menú de Formato – Celdas también podemos cambiar el formato de los números accediendo a un completo menú con numerosos formatos preestablecidos.

         Las listas es una de las opciones que más se utiliza en Excel. Permiten almacenar datos en forma de columnas a modo de base de datos para posteriormente realizar cálculos, consultar datos, realizar sub-totales, etc.

         Normalmente, una lista contiene las cabeceras de los datos en la primera fila. Estas cabeceras son los títulos de los campos. Un campo es un dato individual con un nombre propio. Observa el siguiente gráfico:

Algunas normas a tener en cuenta en la creación de listas son:

·         El tamaño máximo de una lista es el mismo que la hoja completa

·         Dejar un espacio por encima y por debajo de forma que la lista quede aislada del resto de la hoja.

·         Los títulos de los campos deben situarse en la primera fila.

·         No hay que dejar espacios en blanco al principio del nombre de un campo porque afectará a operaciones posteriores.

·         Se recomienda asignar formatos distintos a las cabeceras de columna y a los datos.

·         A ser posible, dejar una única lista en la hoja.

Las operaciones más comunes con listas son:

·         Utilizarla para imprimir listados.

·         Ordenarla por un campo en concreto.

·         Crear una ficha llamada “formulario” para trabajar con la lista.

·         Filtrar datos, es decir, obtener datos de la lista según unas condiciones específicas.

·         Crear informes de resumen de sub-totales de datos.

         Vamos a ver cómo se crea una ficha de formulario.

1.      Debes crear en Excel la hoja de datos de la página anterior.

2.      Selecciona todo el rango de datos (A1:B6)

3.     
Accede a Datos – Formulario. Te aparecerá automáticamente la ficha:

La forma de utilizar esta ficha es sumamente sencilla:

·         Para desplazarte por los registros debes pulsar las flechas de la lista.

·         Observa en la parte superior derecha: muestra el número de registro (fila) donde estamos situados.

·         Para crear uno nuevo, puedes pulsar el botón Nuevo.

·         Para filtrar datos, debes pulsar el botón Criterios.

4.      Pulsa el botón Criterios.

5.      Pulsa click en el campo Ciudad y escribe: Manacor.

6.      Pulsa el botón Buscar siguiente.

7.      Observa que ha aparecido el cuarto registro (4 de 5)

Si volvemos a pulsar el mismo botón, aparecería el siguiente registro que cumpliese la condición especificada.

Puede ocurrir que en ciertos momentos nos interese una misma lista impresa y ordenada por diferentes campos (fechas, nombres, precios, etc). Para ordenar una lista, Excel dispone de dos opciones:

Ordenación rápida: Excel ordena rápidamente a través de un campo mediante el botón Orden ascendente situado en la barra de herramientas.

Ordenación por prioridades de campo: Excel permite ordenar también por varios campos. Imaginemos que en una misma lista ordenada por ciudades, existen tres registros de Valencia. Aparte podemos ordenar por Apellidos, o cualquier otro campo. En total, hasta tres campos.

1.      Cierra la ventana de Formulario si es que continúa abierta.

2.      Sitúa el cursor en cualquier celda de la columna C (columna de Ciudad).

3.      Pulsa el botón Orden ascendente de la barra de herramientas.

Observa que excepto las cabeceras de columna, el resto de datos se ha ordenador alfabéticamente por el campo Ciudad.

Podemos efectuar la misma ordenación pero en orden descendente a través del botón

4.      Accede a Datos – Ordenar y te aparecerá un cuadro de diálogo:

Desde aquí podemos establecer los tres criterios de ordenación que comentábamos anteriormente. En la imagen se aprecia que por prioridad, queremos la ordenación a través del campo Provincia, y dentro de cada provincia que se repita, Excel ordenará también por el campo Ciudad.

5.      Compruébalo tú mismo introduciendo varios criterios de ordenación.

         Imagina que existe una celda que tendrá siempre un dato elegido de entre una lista. En vez de escribir manualmente ese dato, podemos crear una lista desplegable, restringir entradas, limitar el número de caracteres de la celda, mostrar mensajes de ayuda, etc.

1.      Sitúa el cursor en la celda D2.

2.     
Accede a Datos – Validación y te aparecerá el siguiente cuadro:

En la lista desplegable Configuración podemos elegir qué valores serán válidos para la celda activa. Desplégala y observa las distintas posibilidades de la misma.

3.      Elige finalmente la opción Lista. Te aparecerá una casilla de texto; escribe lo siguiente (separado por punto y coma):

Barcelona;Bilbao;Valencia;Gerona;Lérida;Madrid

4.      Acepta el cuadro de diálogo.

Observarás que ha aparecido una flecha típica de las listas desplegables:

5.      Prueba a desplegarla y observa su contenido:

         Desde aquí podemos elegir un valor más cómodamente.

         Ahora solo falta aplicar la misma lista al resto de las celdas:

6.      Con el cursor situado en la celda de la lista que acabamos de crear, pulsa la combinación de teclas Ctrl + C(copiar al portapapeles).

7.      Selecciona el resto del rango (D2:D6)

8.      Pulsa Ctrl + V (pegar del portapapeles)

9.      Pulsa Esc para finalizar la selección.

         Vamos a ver algunas funciones interesantes que podemos aplicar a las listas de datos.

BUSCARV: compara el valor de la búsqueda con la primera columna de la lista y nos devuelve un valor asociado en la misma fila.

BUSVARH: compara el valor de la búsqueda con la primera fila de la lista y nos devuelve un valor asociado en la misma columna.

COINCIDIR: compara el valor de búsqueda con el contenido de cierta columna que se le pasa como parámetro y devuelve el índice del registro de la lista.

INDICE: a partir del índice de la lista, nos proporciona el dato del campo o columna que se le pasa como parámetro.

         Veamos algunos ejemplos en la práctica:

1.     
Añade las siguientes celdas a la hoja:

2.      Sitúa el cursor en A9 y escribe: Pérez Sánchez (puedes usar las opciones de Copiar y Pegar).

3.      Sitúa el cursor en la celda B9.

4.      Escribe la siguiente fórmula:

=BUSCARV(A9;A2:D6;2)

5.      Pulsa la tecla Intro.

Observa que ha aparecido el nombre de la lista que corresponde con los apellidos escritos. Esta fórmula busca un valor (A9) en un rango de celdas (A2:D6) y nos devuelve el valor que encuentra dos posición a su derecha (contándose ella), es decir, el nombre.

     Es una función que trabaja perfectamente para localizar datos en una lista extensa y devolvernos un dato concreto de la misma fila.

     Si ahora pruebas a escribir otros apellidos que existan en la lista, comprobarás que la fórmula funciona y se actualiza.

     NOTA: si la lista no está ordenada alfabéticamente, hay que añadir el parámetro FALSO en esta función. Por ejemplo: =BUSCARV(A9;A2:D6;2;FALSO) porque de lo contrario, no funcionaría correctamente.

         Otra posibilidad para trabajar con listas son los llamados Filtros. Estos actúan en forma de lista desplegable y nos permite filtrar o elegir datos según unas condiciones específicas.

1.      Selecciona el rango de la lista A1:D6

2.      Accede a Datos – Filtro – Autofiltro y pulsa un click en cualquier parte de la lista para quitar la selección.

Observa que han aparecido las típicas flechas correspondientes a las listas desplegables comunes en Windows.

3.      Abre la lista correspondiente al campo Ciudad y selecciona Bilbao

4.      Vuelve a abrir la misma lista y selecciona la opción Todas.

5.      Abre la lista del campo Provincia y elige la opción Personalizar...

6.     
Prepara el cuadro de diálogo de la siguiente forma:

7.      Acepta. Observa que han aparecido las provincias cuya inicial comience a partir de la letra M.

8.      Vuelve a mostrar todas las provincias.

En campos numéricos, podríamos por ejemplo ejecutar una consulta que nos mostrar los valores más altos, valores a partir de un número determinado, etc.