A veces puede ocurrir que necesitemos datos que originalmente se crearon con otros programas especiales para ese cometido. Podemos tener una base de datos creada con Access o dBASE que son dos de los más conocidos gestores de bases de datos y posteriormente querer importar esos datos hacia Excel para pode trabajar con ellos.

         Para ello necesitaremos una aplicación especial llamada Microsoft Query que nos permitirá acceso a datos externos creados desde distintos programas.

         También es posible que sólo nos interese acceder a un conjunto de datos y no a todos los datos de la base por completo, por lo que utilizaremos una Consulta que son parámetros especiales donde podemos elegir qué datos queremos visualizar o importar hacia Excel.

         Si deseamos acceder a este tipo de datos, es necesario haber instalado previamente los controladores de base de datos que permiten el acceso a dichos datos. Esto lo puedes comprobar desde el Panel de Control y accediendo al icono:

 

donde te aparecerá un cuadro de diálogo con los controladores disponibles:

         Para comenzar, es necesario definir previamente la consulta que utilizaremos indicando la fuente de datos y las tablas que queremos importar. Si no tienes nociones de la utilización de los programas gestores de bases de datos, no te preocupes porque sólo vamos a extraer datos de ellos.

         Veamos cómo hacerlo:

1.      Accede a Datos – Obtener datos externos – Crear nueva consulta

Aparecerá la pantalla de Microsoft Query. Ahora podemos dar un nombre a la nueva consulta.

2.      Pulsa en Añadir y añade los siguientes datos:

3.      Haz click en Conectar.

4.      Click en Seleccionar

Ahora debemos indicarle la ruta donde buscará el archivo a importar. Nosotros hemos elegido la base de datos Neptuno.MDB que viene de ejemplo en la instalación de Microsoft Office 97. La puedes encontrar en la carpeta C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office\Ejemplos. Observa la siguiente ilustración:

5.      Selecciona la base de datos SOLUCIONES.MDB y acepta.

6.      Acepta también el cuadro de diálogo que aparece (el anterior)

7.     
Selecciona la tabla CLIENTES

8.      Acepta los cuadros de diálogo que quedan hasta que aparezca en pantalla el asistente de creación de consultas tal y como aparece en la página siguiente:

9.      Carga los campos IdCliente, Dirección, Ciudad y Teléfono seleccionando click en el campo y pulsando el botón

10.   Pasa al paso Siguiente.

Ahora podemos elegir de entre los campos alguna condición para la importación de los datos. Es posible que sólo nos interesen los clientes cuya población sea Barcelona. Si no modificamos ninguna opción, Excel importará todos los datos.

11.  Modifica las casillas de la siguiente forma:

12.  Pulsa en Siguiente.

13.  Elige el campo IdCliente como campo para la ordenación y Siguiente.

A continuación podríamos importar los datos directamente a Excel , pero vamos a ver cómo funciona la ventana de Query. También podríamos guardar la consulta.

14.  Elige la opción Ver datos...

15.  Pulsa en Finalizar.

Aparece la pantalla de trabajo de Microsoft Query. Desde esta pantalla podemos modificar las opciones de consulta, el modo de ordenación, añadir o eliminar campos, etc.

Observa las partes de la pantalla: en la parte superior tenemos la típica barra de botones. En la parte central el nombre y los campos de la tabla que hemos elegido, así como la ventana de criterios de selección, y en la parte inferior los campos en forma de columna.

Podemos añadir campos a la consulta seleccionándolos de la tabla y arrastrándolos hacia una nueva columna de la parte inferior. En nuestro caso, vemos que sólo hay un cliente que cumpla la condición de ser de la ciudad de Barcelona.

16.  Borra el criterio Barcelona de la casilla de criterios.

17.  Pulsa el botón Ejecutar consulta ahora situado en la barra de herramientas superior y observa el resultado.

18.  Abre el menú Archivo y selecciona la opción Devolver datos a Microsoft Excel.

19.  Acepta el cuadro de diálogo que aparece.

Ahora podemos tratar los datos como si fueran columnas normales de Excel, pero con la ventaja que también podemos modificar algunos parámetros desde la barra de herramientas que aparece.

A través de esta barra tendremos siempre la posibilidad de actualziar la consulta, haya o no haya ocurrido alguna modificación en ella.

Fíjate que es posible porque el programa almacena en un libro de trabajo la definición de la consulta de donde son originarios los datos, de manera que pueda ejecutarse de nuevo cuando deseemos actualizarlos.

Si desactivamos la casilla Guardar definición de consulta y guardamos el libro, Excel no podrá volver a actualizar los datos externos porque éstos serán guardados como un rango estático de datos.

También podemos indicar que se actualicen los datos externos cuando se abra el libro que los contiene; para ello hay que activar la casilla Actualizar al abrir el archivo.

Recuerda que, para que sea posible la actualización de los datos externos, se necesita almacenar la consulta en el mismo libro o tener la consulta guardada y ejecutarla de nuevo.

     Utilizando la última hoja que tenemos en pantalla, veamos que hacer en el caso de impresión de una hoja. En principio tenemos el botón Vista preliminar situado en la barra superior de herramientas que nos permite obtener una visión previa del resultado de la hoja antes de imprimir.

1.      Accede a esta opción

Observa la parte superior: tenemos varios botones para controlar los márgenes (arrastrando), o bien para modificar las características de la impresión (botón Configurar)

2.      Accede al botón Configurar.

Desde este cuadro de diálogo podemos establecer el tamaño del papel, orientación en la impresora, cambiar la escala de impresión, colocar encabezados, etc.

Observa que en la parte superior existen unas pestañas desde donde podemos modificar todos estos parámetros. Puedes realizar distintas pruebas y combinaciones sin llegar a imprimir, y observar el resultado en la pantalla de presentación preliminar.

         Es posible seleccionar sólo un rango de celdas para que se imprima. Para hacer esto.

1.      Selecciona el rango a imprimir

2.      Ir a Archivo – Area de impresión – Establecer área de impresión

         Excel 97 incorpora un corrector ortográfico que podemos activar al ir escribiendo texto sobre la marcha o bien una vez hayamos terminado de escribir.

         El corrector que actúa sobre la marcha podemos encontrarlo en Herramientas – Autocorrección. En este menú aparece un cuadro de diálogo donde podemos añadir palabras para que Excel las cambie automáticamente por otras.

         Otro método es corregir una vez finalizado el trabajo desde Herramientas – Ortografía. Aparecerá un menú que nos irá indicando las palabras que Excel considera falta de ortografía. Podemos omitirlas o bien cambiarlas por las que nos ofrece el programa.

         Si elegimos la opción Agregar palabras a..., podemos elegir el diccionario que queremos introducir la palabra que no se encuentra en el diccionario principal de Excel. Por omisión, disponemos del diccionario PERSONAL.DIC, que se encuentra vacío hasta que le vamos añadiendo palabras nuevas.

         A partir de introducir una nueva palabra en el diccionario, ésta deja de ser incorrecta. Hay que hacer notar que Excel comparte los diccionarios con otras aplicaciones de Office, por lo que si hemos añadido palabras, éstas estarán disponibles en una futura corrección desde Word, por ejemplo.