En esta primera lección vamos a familiarizarnos con el entorno de Excel. Veremos las partes de la pantalla, menús, introducción de datos, operaciones básicas, etc.

Una hoja de cálculo es un programa que permite realizar cálculos aritméticos, estadísticos, financieros, etc., con una serie de datos previamente introducidos. Excel es el máximo exponente de las hojas de cálculo existentes en el mercado actual. Con Excel podemos generar presupuestos, gráficos estadísticos, facturas, análisis de bolsa, ventas, inventarios, etc. Excel incorpora cantidad de funciones que nos facilitará el cálculo de operaciones complejas.

La pantalla principal de trabajo de Excel es muy similar a la de cualquier otra aplicación Windows. Sobre todo es casi idéntica a la de cualquier otro programa del paquete de Microsoft Office.

  Los menús de Excel contienen acciones muy comunes en la mayoría de aplicaciones Windows. Las acciones más importantes a grandes rasgos son las siguientes:

·         Menú Archivo: podemos abrir, guardar, imprimir, etc. Excel 97 incorpora una nueva característica en este menú que es la posibilidad de guardar el archivo en formato HTML

·         Menú Edición: permite la mayoría de acciones conocidas como copiar, pegar, buscar, reemplazar, etc.

·         Menú Ver: sirve para cambiar el aspecto de la ventana. Una característica especial de este menú es la posibilidad de ver los saltos de página previos a una impresión.

·         Menú Insertar: permite insertar celdas, hojas, saltos de página, gráficos, funciones, etc.

·         Menú Formato: para cambiar el aspecto de las celdas, tipos de letra, etc.

·         Menú Herramientas: revisión ortográfica, auditoría, o realizar macros.

·         Menú Datos: útil para gestionar bases de datos, listas, o esquemas resumidos.

·         Menú Ventana: permite organizar las ventanas abiertas en cascada, mosaico, etc.

·         Menú Ayuda: información sobre aprendizaje y uso de Excel.

  Antes de comenzar con nuestra primera hoja, vamos a ver algunos conceptos fundamentales de Excel:

Hoja: se denomina así a la zona  donde estamos trabajando. Cada hoja tiene un nombre identificativo que podemos cambiar. Los nombres de las hojas se pueden observar en la zona inferior de la pantalla. Estos nombres se pueden cambiar.

 Celda: cuadro individual que forma parte de la hoja. En las celdas introduciremos los datos.

 Columna: se nombran de la A a la Z y están dispuestas en vertical. Después de la columna Z, nos encontramos con la columna AA,AB,AC... y así hasta la AZ. Seguidamente, comenzaría la BA, BB.. y así hasta la última columna que es la IV

 Fila: dispuestas en horizontal, se numeran desde la 1 hasta la 16.384 que es la última.

 Libro de trabajo: conjunto de hojas. Un libro puede tener varias hojas. Al grabarlo, se crea un fichero con la extensión XLS con todas las hojas que tuviese el libro.

Rango: grupo de celdas adyacentes, es decir, que se tocan. Un rango de celdas por ejemplo que va desde la A1 hasta la A5 se reflejaría con el siguiente nombre: A1:A5

El nombre de un rango siempre hará referencia a la primera y a la última celda seleccionadas.

Observa en la siguiente página algunos ejemplos de rangos:

Rango A1:A5
                                                     Rango B1:C4

         De momento vamos a echar un vistazo a la forma de trabajar con Excel. Por ello, no te preocupes si de momento no entiendes algunos de los conceptos que veremos a continuación.

         Para desplazarte a través de las celdas de Excel puedes utilizar alguno de estos métodos:

·         Con las teclas de movimiento de cursor del teclado

·         Con un click en una celda específica

·         Con la función Ir a.... del menú Edición (o bien la tecla F5)

1.      Abre el menú Edición y escoge la opción Ir a...

2.     
En la casilla Referencia, escribe por ejemplo G230 y acepta.

3.      Ahora el cursor ha saltado a la celda G230. Para volver a la celda inicial A1 existe una combinación común en muchos programas de Windows:

         Para seleccionar celdas simplemente debemos situar el cursor en medio de una celda, pulsar el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, “arrastrar” hacia alguna dirección. Es exactamente igual que cuando seleccionas un texto en cualquier aplicación Windows.

1.      Selecciona un grupo de celdas(rango A1:B6)

2.      Para quitar la selección tan sólo debemos pulsa un click en cualquier otra celda o bien pulsar una tecla de desplazamiento del teclado.

         La escritura del texto en Excel es sumamente sencilla. Tan sólo hemos de situarnos en la celda requerida y escribir directamente el texto. Una vez escrito, podemos aceptarlo pulsando la tecla Intro o bien en la barra de fórmulas pulsar el botón Introducir

1.      Sitúate en la celda A1 y escribe el siguiente texto:

Ventas

2.     
Observa que al comenzar a escribir, aparece automáticamente el texto en la barra de fórmulas así como los botones se ven activados.

3.      Ahora podemos aceptar el texto de las siguientes formas:

·         Pulsando Intro

·         Pulsando alguna tecla de desplazamiento del teclado

·         Pulsando el botón Introducir de la barra de fórmulas

4.      Si queremos cancelar la entrada de datos podemos:

·         Pulsar el botón Cancelar de la barra de herramientas

·         Pulsar la tecla Esc

5.      Acepta la entrada

         Para modificar el texto de una celda podemos:

·         Situar el cursor en la celda y escribir directamente el nuevo texto.

·         Situar el cursor en la celda y pulsar click en la barra de fórmulas.

·         Pulsar doble click en la celda del texto

·         Situar el cursor en la celda y pulsar la tecla F2

Para borrar el texto de una celda podemos:

·         Situar el cursor en la celda y pulsar la tecla Supr

·         Ir a Edición – Borrar

·         Pulsar el botón derecho y escoger la opción Eliminar

De todas formas, siempre es recomendable optar por la solución más rápida (en este caso, la tecla Supr)

1.      Escribe la siguiente lista de datos:

         Observa que el contenido de las celdas A2 y A6 sobrepasan el ancho de la columna. No te preocupes por ello. En estas primeras prácticas seguramente verás alguna opción algo avanzada y que no entenderás demasiado. No te preocupes por ello, pues ahora sólo se trata de familiarizarse con el modo de trabajo de Excel.

         Un libro de trabajo consta de varias hojas. Inicialmente, Excel 97 nos permite trabajar con tres hojas cuyas etiquetas podemos observar en la parte inferior de la hoja en la que estamos trabajando. No obstante, podemos insertar hojas, copiarlas, moverlas, borrarlas, seleccionarlas....

Cambiar el nombre a una hoja

1.      Pulsa dobre click sobre la etiqueta de la Hoja1 y cuando esté seleccionada, escribe directamente: Listado (Intro para finalizar)

Otro sistema para cambiar el nombre será desde Formato – Hoja – Cambiar nombre, o bien desde el menú contextual (botón derecho del ratón), aunque nos decantaremos por el sistema más rápido que es el que hemos visto.

Copiar una hoja

2.     
Manteniendo la tecla de CONTROL pulsada, arrastra la pestaña de la hoja Listado una posición hacia su derecha. La hoja mostrará un 2 entre paréntesis:

Otro sistema sería desde Edición – Mover o copiar hoja donde veríamos un cuadro de diálogo en el que se selecciona el libro de trabajo y el lugar donde queremos colocar la hoja.

Mover una hoja

3.      Arrastra directamente (sin mantener la tecla de CONTROL pulsada), la hoja Listado hacia otra posición.

Insertar una hoja

4.      Selecciona con un click la hoja Listado

5.      Abre el menú Insertar y escoge la opción Hoja

La hoja nueva se inserta adaptando una numeración correlativa:

También podríamos insertarla con el botón derecho del mouse.

Eliminar una hoja

6.      Selecciona cualquier hoja y pulsa el botón derecho del ratón . Escoge la opción Eliminar. Acepta el mensaje de Excel.

También podríamos eliminarla desde la opción Edición  - Eliminar hoja.

         Ya hemos visto cómo escribir datos en las celdas. Vamos a ver ahora qué tipo de datos acepta Excel:

·         Valores constantes. Todo tipo de datos que escribamos directamente ya sea texto o números. Este valor no cambia a no ser que lo modifiquemos o borremos.

·         Fórmulas. Un valor especial que hace referencia a celdas, nombres, datos, etc, y que producen un resultado. Las fórmulas comienzan siempre con el signo de igual (=). Si modificamos el valor de una celda a la que la fórmula esté haciendo referencia, el resultado de la fórmula varía automáticamente.

         Excel posee para los valores numéricos el formato general, es decir, que podemos escribir un número como 200000 sin separadores de miles (el cero) y Excel lo dejará tal y como lo hemos escrito. También podemos utilizar signos como:

·         El punto (.) para separar los millares

·         La coma (,) para expresar decimales

·         El signo menos (-) para indicar cantidades negativas. Éstas se pueden indicar también entre paréntesis.

·         El signo del porcentaje (%)

Otras consideraciones importantes a la hora de introducir valores numéricos son:

·         Las fracciones debemos introducirlas de forma especial, ya que por ejemplo 4/3 Excel lo tomará como una fecha y colocará en la celda el cuatro de marzo (4-mar). En su lugar introduciremos 1 1/3

·         Si el valor no cabe en la celda, se visualizarán los signos ######. Debemos cambiar el ancho de la columna (como veremos más adelante) para poder visualizar todas las cifras.

·         Si deseamos introducir un número y que Excel lo tome como un texto, debemos anteponer al número el signo del apóstrofe (‘).  Ejemplo: 1.996 Ventas anuales.

         Un texto es cualquier conjunto de caracteres que Excel no considera como un número. Podemos introducir directamente los caracteres en la celda.

·         Un texto puede invadir la celda y celdas de su derecha, y éste se visualizará por completo siempre que las celdas estén vacías.  Si no lo están, el texto será recortado en la celda.

·         Los textos pueden ajustarse (centrados, alineados, retornos automáticos, etc.)

         Las fechas se almacenan internamente como números de serie que Excel cuenta desde el día 1 de Enero de 1990 y que transforma en caracteres legibles en pantalla. El usuario puede introducir las fechas de varias formas: 23/07/98, 23-Marzo-98, 23-mar-1998, etc.

         Las horas pueden representarse en formatos de 12 o 24 horas. Por ejemplo: 2:10 pm , 14:10

         Para copiar o mover celdas podemos recurrir a las conocidas opciones de Copiar, Cortar y Pegar o bien utilizar el sistema de arrastrado.

1.      Escribe un texto corto en cualquier celda

2.      Accede a la opción Edición – Copiar o bien al botón Copiar 

Observa que en la celda aparecen puntos parpadeantes.

3.      Pulsa un click en cualquier otra celda.

4.      Accede a Edición – Pegar o pulsa el botón Pegar 

Observa que la zona parpadeante continúa activa.

5.      Pulsa la tecla Esc.

Si en vez de la opción Copiar hubiésemos utilizado la opción Cortar, el dato de la celda origen hubiese desaparecido, es decir, se hubiera movido.

Otro método para copiar es el siguiente:

6.      Sitúa el puntero del ratón en un borde de la celda a copiar, pulsa la tecla de CONTROL y sin soltarla, arrastra la celda a otra posición. Suelta después.

Con este método, si no pulsamos la tecla de control, la celda se movería. Asimismo, podemos copiar o mover un rango de celdas seleccionado con los mismos métodos.

         Es posible asignar un nombre a una celda o a un rango. De esta forma podremos:

q       Desplazarnos a esa celda o rango más fácilmente

q       Utilizar los nombres en una fórmula

q       Identificar mejor los rangos (por ejemplo: Ventas)

Para dar un nombre a una celda haremos lo siguiente:

1.     
Sitúa el cursor en la celda A1 y pulsa un click en la casilla de los Nombres de celdas:

2.     
A continuación escribe por ejemplo: Primera y pulsa Intro.

La celda ha recibido un nombre.

3.      Sitúa el cursor en cualquier otra celda.

4.     
Abre la lista de nombres y escoge Primera

El cursor salta a la celda con ese nombre; en nuestro caso, a la celda A1.

Asimismo, si seleccionamos un rango entero de celdas, podemos también asignarle un nombre y utilizarlo para desplazarnos a él.

         Una vez hayamos terminado las hojas con las que trabajemos, hemos de guardarlo en disco. El método es igual que en cualquier programa de Windows (Archivo – Guadar). Cuando guardamos un libro, se están guardando todas las hojas con las que estemos trabajando en aquel momento. Excel guardar sus archivos en formato XLS aunque podemos guardarlo en otros formatos de hojas de cálculo.

1.      Accede a Archivo – Guardar o bien pulsa el botón Guardar

Aparecerá la típica pantalla desde donde podemos guardar el archivo.

         Para las prácticas del curso te recomendamos que crees una carpeta especial para guardar los archivos.

         Las aplicaciones y programas de Office 97 permiten también colocar una contraseña en nuestros archivos. Pulsando el botón Opciones podemos proteger el archivos contra apertura o bien contra escritura.

         Es importante crear siempre una copia de seguridad de los archivos que se consideren importantes. Nunca te fíes de tener sólo una copia del archivo o archivos, aunque sea en el disco duro.

         También es importante señalar que si has utilizado en tu hoja alguna característica que no existía en versiones anteriores de Excel, se perderán si el libro se abre con alguna de las versiones más antiguas (Excel 7, Excel 5...)

Fin lección 1